Smart Body & Mind vindt kwaliteit, zorgvuldigheid en tevreden deelnemers belangrijk. Toch kan het voorkomen dat je niet tevreden bent over onze dienstverlening, een opleiding, training, docent of de manier waarop je bent behandeld.
Wij stellen het op prijs als je eerst rechtstreeks contact met ons opneemt. Wij nemen iedere melding serieus en proberen samen tot een passende oplossing te komen.
1. Eerst contact opnemen
Ben je niet tevreden of heb je een klacht? Neem dan eerst contact op met Smart Body & Mind. Een klacht kan per e-mail, via het contactformulier op onze website of schriftelijk worden ingediend.
Contactgegevens
Smart Body & Mind
T.a.v. mevrouw A. Kalyon, klachtenfunctionaris
Aert van Nesstraat 45
3012 EB Rotterdam
E-mail: [email protected]
Telefoon: 06 – 14 76 62 72
Een klacht bevat bij voorkeur:
- de naam en contactgegevens van de klager;
- de naam van de opleiding, training of dienstverlening waarop de klacht betrekking heeft;
- een duidelijke omschrijving van de klacht;
- de datum of periode waarin de situatie zich heeft voorgedaan;
- eventuele documenten of correspondentie die voor de beoordeling relevant zijn;
- de gewenste oplossing.
2. Ontvangst en reactietermijn
Smart Body & Mind bevestigt de ontvangst van een schriftelijke klacht zo spoedig mogelijk.
De klager ontvangt uiterlijk binnen één week, oftewel zeven kalenderdagen na ontvangst van de klacht, een eerste inhoudelijke reactie.
Wanneer de klacht direct kan worden opgelost, ontvangt de klager binnen deze termijn ook de voorgestelde oplossing.
3. Onderzoek en afhandeling
Smart Body & Mind onderzoekt de klacht zorgvuldig. Indien nodig worden de klager, de betrokken trainer, docent of andere betrokken personen om aanvullende informatie gevraagd.
Smart Body & Mind streeft ernaar de klacht uiterlijk binnen vier weken na ontvangst volledig af te handelen.
Als voor een zorgvuldig onderzoek meer tijd nodig is, wordt de klager hiervan vóór het verstrijken van deze termijn schriftelijk op de hoogte gesteld. In dit bericht worden vermeld:
- de reden waarom meer tijd nodig is;
- welke aanvullende stappen worden gezet;
- binnen welke termijn de klager een definitief antwoord kan verwachten.
De klager ontvangt na afronding van het onderzoek een schriftelijke en gemotiveerde reactie.
4. Vertrouwelijke behandeling
Iedere klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.
Informatie over de klacht wordt uitsluitend gedeeld met personen die noodzakelijk bij het onderzoek en de afhandeling betrokken zijn. Persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie worden verwerkt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.
De vertrouwelijke behandeling blijft ook na afronding van de klachtenprocedure van kracht.
5. Klacht over de klachtenfunctionaris
Wanneer een klacht betrekking heeft op de klachtenfunctionaris of wanneer de klachtenfunctionaris persoonlijk bij de klacht betrokken is, wordt de klacht – met instemming van de klager – behandeld door een onafhankelijke persoon of rechtstreeks voorgelegd aan de klachtencommissie van GRO.
6. Niet tevreden over de oplossing
Wanneer de klager niet tevreden is over de reactie, de voorgestelde oplossing of de wijze waarop Smart Body & Mind de klacht heeft behandeld, kan de klager de klacht voorleggen aan de klachtencommissie van GRO.
Smart Body & Mind is als opleidingsinstituut aangesloten bij GRO.
De klager kan voor de geldende procedure en contactgegevens van de klachtencommissie terecht op:
GRO – GAT Register Opleidingen
Website: https://gatregisteropleidingen.nl/
Bij het indienen van de klacht kunnen de klacht, de reactie van Smart Body & Mind en alle relevante correspondentie en bewijsstukken worden meegestuurd.
Smart Body & Mind verleent medewerking aan de behandeling van de klacht door de klachtencommissie.
7. Onafhankelijk oordeel
De klachtencommissie van GRO behandelt de klacht als onafhankelijke externe partij volgens de klachtenprocedure van GRO.
Het oordeel van de daartoe bevoegde onafhankelijke klachten- of beroepsinstantie is bindend voor Smart Body & Mind, voor zover dit in de toepasselijke regeling van GRO is bepaald.
Eventuele maatregelen of consequenties die uit het bindende oordeel voortvloeien, worden door Smart Body & Mind uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het oordeel uitgevoerd, tenzij in de uitspraak een andere termijn is vastgesteld.
De mogelijkheid om een geschil aan de bevoegde rechter voor te leggen blijft bestaan voor zover de wet dit toestaat.
8. Registratie en bewaartermijn
Smart Body & Mind registreert iedere formele klacht en de wijze waarop deze is behandeld.
In de klachtenregistratie worden ten minste vastgelegd:
- de datum waarop de klacht is ontvangen;
- de aard en inhoud van de klacht;
- de betrokken opleiding, training of dienstverlening;
- de verzonden ontvangstbevestiging en reacties;
- de stappen die voor onderzoek en afhandeling zijn genomen;
- de voorgestelde of overeengekomen oplossing;
- de datum waarop de klacht is afgehandeld;
- een eventueel beroep en de uitkomst daarvan.
De klacht en de bijbehorende stukken worden gedurende drie jaar na de datum van definitieve afhandeling bewaard. Daarna worden de gegevens veilig verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn voorschrijft.
9. Geen benadeling
Het indienen van een klacht heeft geen nadelige gevolgen voor de positie van de deelnemer of opdrachtgever bij Smart Body & Mind.
Smart Body & Mind gebruikt klachten en de uitkomsten daarvan om de kwaliteit van haar opleidingen, trainingen en dienstverlening waar nodig te verbeteren.
10. Openbaarheid en inwerkingtreding
Deze klachtenregeling is openbaar en beschikbaar via de website van Smart Body & Mind.
Deze klachtenregeling treedt in werking op 1 september 2026 en vervangt alle eerdere klachtenregelingen van Smart Body & Mind.
